こんにちは、かたいなかです。
ここ数年で ゆるSRE勉強会 や yabaibuki.dev などのイベントの運営に何度か関わりました。
やったことの棚卸しも兼ねて、勉強会を企画しているときに何を考えているかを言語化したので、それを記事にまとめます。
イベント企画の全体の流れ
この記事では、イベントのコンセプトを着想し、具体的な企画に落とし込んでいく部分までを、以下の2ステップに分けて説明していきます。
着想
- 勉強会のコンセプトなどを思いつくまでの段階
企画
- 勉強会のコンセプトから実際の勉強会の開催に向けた企画に具体化していく段階
企画が終わったら、実際のイベントの実施に向けて進んでいくのですが、実施にあたってのTipsについてはこの記事では言及しません。
着想
最初に固める必要があるのは、勉強会のコンセプトです。
どのような勉強会を実施したいかのアイデアが固まってない状態では、方向性が迷走してしまったり、勉強会の開催自体が目的になってしまったりしてしまいがちなためです。
コンセプトのような抽象的なものについて、良いアイデアを生み出す方法論は色々とあるのですが、この記事では以下の4ステップで考える方法を説明していきます。
- アイデアの種となる情報を集める
- 集めた情報を深堀って考えて整理しておく
- 寝かせる
- 思いついたアイデアを検証する
参考書籍
アイデアの種となる情報を集める
良いコンセプトを考えるには、良いインプットが欠かせません。まずはどのようなイベントが求められているか情報収集しましょう。
イベントの懇親会での会話や社内での同僚との会話など、様々な場所にヒントが落ちているはずです。
また、自分自身がなんとなく思っていることを言語化したりすることもアイデアの種になりえます。
ひとまず、質よりも量を重視して情報を集めることであとのステップで思考を深めやすくなります。
集めた情報を深堀って整理する
集めた情報について、深堀って考えを整理していきます。
例えば、「〇〇の勉強会が求められていそう」という情報があれば、なぜ今までその勉強会がなかったのか？集客が原因だろうか？登壇できそうな人はいるか？など様々な角度から深堀って考えていきます。
深堀りしていく中で実施にあたってのネックになるポイントや、自信を持って提供できるクオリティにするには何が足りないかなど、難しさがあるポイントが見えてくるはずです。
寝かせる
深堀ってわかった難しさについて、すぐに解消するためのアイデアが浮かばない場合も多いため、集めて分析した情報を寝かせて、良いアイデアが浮かんでくるまでじっと待ちましょう。
難しさを解消するため以外にも、自分の中でアイデアの価値に気づくのに寝かせる必要があったり、モチベーションが湧いてくるまで時間がかかったりする場合もあるでしょう。
じっくりと時間を使って、より良い方法を練っていきましょう。
個人的には、散歩やドライブをしながらぼーっとしている時に良さそうなアイデアを思いつくことが多いです。
思いついたアイデアを検証する
アイデアがある程度固まった直後には、自分のアイデアが神がかって見えるものです。しかし、ここで冷静になって実際にイベント開催に足りるアイデアかどうかを検証していきましょう。
ここでは以下の3つの観点を紹介します。
- 他人から見て楽しそうなイベントか
- 自分が熱意を持ち続けられるコンセプトになっているかどうか
- 実現が可能そうか
他人からみて楽しそうなイベントか
他人から見ても楽しそうなイベントになっているかも確認します。
仲間内で正直な意見やSNS上での反応から、イベントのコンセプトがニーズを捉えているかを知ることができます。
- SNSでの調査の例
- 成功例: 肯定的な反応がもらえている
SRE寄りの話題でしゃべれるゆるめの勉強会欲しい
— かたいなか (@katainaka0503) 2023年7月14日 - 失敗例: あまり反応がない
SRE系の本で他人がビブリオバトルを熱を帯びてやってるのを聞きたい
— かたいなか (@katainaka0503) 2024年8月1日
- 成功例: 肯定的な反応がもらえている
自分が熱意を持ち続けられるコンセプトになっているかどうか
良いアイデアだと自画自賛していたのに、数日経って見直すとつまらないテーマに思えることはよくあります。
自分が熱意を持ち続けられない勉強会をなりゆきで開催することになると、心理的な負担がとても大きくなってしまいます。
熱意を持って取り組み続けられるテーマになっているかをしっかり確認しましょう。
イベントを成功させるうえで最後に頼れるのは自分の情熱です。
実現が可能そうか
登壇者が確保できそうかや、すでに似た勉強会がないかなど、現実的にイベントの実現が可能そうかというテーマでも確認します。
実現にあたっての課題が残っていないか確認する1つの方法としては同僚相手の壁打ちがあります。
壁打ちしていると、相手から質問で問題に気づいたり、喋っている間に自分で問題に気づいたりなど、自分が認識できていない課題が見つかる場合がよくあります。その場合は、もう一度コンセプトなどを整理しなおすと良いでしょう。
企画
イベントの開催に足りるアイデアが固まったら、実際のイベント開催に向けて運営体制や企画を固めていきます。
ここでは以下の3つについて説明します。
- 運営体制を決める
- 集客のための目玉コンテンツを用意する
- PR
運営体制を決める
勉強会の運営を一人で行うのは大変なため、複数人で実施することが多いでしょう。
その場合、ここまで固めてきたコンセプトが、運営内部で共有されている状態にする必要があります。
コンセプトについての認識を合わせ、一緒に運営していくメンバーの意見も取り入れるため、コンセプトについてブレインストーミング形式などで話し合う場をもつことをおすすめします。
集客のための目玉コンテンツを用意する
connpassなどのイベントページを公開した時点では、発表者や発表内容がまだ未定であることも多いです。 参加者からすると、どのような話が聞けるか想像しづらく、申込みをためらってしまうことがあります。
盛り上がるイベントを狙うのであれば、集客につながる目玉コンテンツを運営側があらかじめ用意しておくのがオススメです。
コンテンツとしては、例えば、以下のようなテーマが考えられます。
- 有名なエンジニアの方に面白いテーマで喋ってもらう
- 運営メンバーの知り合いで面白い成果を出した同僚に話してもらう
PR
せっかく意義があるイベントを開催しても、そのイベントについて広く知ってもらわないと、参加者の方に集まってもらうことはできません。
そのため、どんなに自信がある企画があっても、PRは真剣に取り組む必要があります。
ポイントは、想定する参加者が「イベントに参加すると楽しい体験ができそう！」とイメージできるイベントページを用意することです。
ここまでで企画がしっかり固まっていれば、想定する参加者に刺さるイベントページを準備することはそこまで難しくないはずです。
イベントページを作成したらX等でもシェアすることで、多くの人に知ってもらえるようにしましょう。
まとめ
自分自身がここ数年やっていることの棚卸しも兼ねて、勉強会を企画しているときに何を考えているかを言語化してみました。
ここまで偉そうに書いてきてしまいましたが、自分も毎回できているわけではなく、今もなお試行錯誤中です。
ですので、他に良い方法があればXなどで教えていただけるとありがたいです！
